View source for Meeting minutes

__TOC__
=Place Holder for the latest meeting=

=第6屆Sudbury華協選舉會議記錄=
===时间: 10/10/2024===
===地点：镇图书馆===

1.	6:30-6:35pm村民代表會議主持人郭長安說明會議目的、程序 

2.	6:35-6:50pm 現場投票 & 候選人自我介紹

    1）	唐茂琴：2017年來Sudbury，兩個孩子上過Nixon 小學，Curtis中學，目前在高中9年級。曾經社恐，在Sudbury 得到華協成員不少幫助，參加華協組織的活動後深感親切，希望自己也為社區建設做一點力所能及的事。
    2）	路欣：兩個孩子，小的在Nixon，大的讀高中九年級，正經歷青春期，尋找自我，曾得到過華協對新居民的支持，希望做一些青少年交流工作 。
    3）	戴蕾宸：管理，期待孩子也能學習為整個community 服務 
    4）	黃彧：Nixon 3/5年級，感到社區溫暖，希望出來為社區做事
    5）	李傑 ：從費城搬到Sudbury，希望推動華人社區影響力變大：中英文溝通能力 
    6）	趙雪梅：老公跑馬拉松，女兒10歲，在Nixon，原先是老師，房產經紀，在學校看大舞龍，感覺這個集體是我想融入的。
    7）	程婕：華協老成員，18年來Sudbury，央企工作，英文差，時間2-3個月不在Sudbury，在 Food pantry 做volunteers，負責聯絡volunteers工作。
    8）	梁篠雅：擅長媒體自媒體，  Sudbury TV；議案 

3.	6:50-7pm上屆華協成員介紹：張嵐、黃海燕、武昱芳

4.	7-7:10pm  唱票（線上投票+現場投票）/宣布第六屆Sudbury華協Board選舉結果，所有9位候选人都当选

5.	7:10-7:15交接儀式：新老華協成員共同舉起華協橫幅，合影留念。

6.	7:15-7:30pm選出新華協主席：李傑。

7.	7:30-8pm老華協成員介紹華協主要工作、資源、經驗
春晚/圖書館捐款/夏天聚餐/老年中心掃落葉/youth committee/warm hands/school committee/Sudbury Town TV/Sudbury Town website/Bills/Sudbury Foundation

8.	8-8:50新老華協主席（張嵐/李傑）工作交接：圖書館捐款/春晚計畫/華協gmail /storage/ 網站維護（server費用，更新費用）/老年中心的英文課，借東西規則制定/熱心居民/籌款商家

9.	8:50 the end. Thanks to the Library

=1/10/2019=
Everyone except 张忠 在Christina Wu 家
==图书馆中文活动==
===高中生组织===
===时间：周末或者周三下午。midterm之后===
===地点：===
===Action：===
====选择几个日子，再问图书馆时间 2/13是half day 4-5:30PM====
====活动想法：踢键子，展示中国元素，写中国字====
====活动广告：图书馆，高中，小学====
====活动资源：需要多少大人，多少桌子====
==老年中心春晚活动==
===时间：2/8/2019 周五 6-7表演，之后吃饭===
===节目单： ===
老年中心春晚表演报名接龙啦
 2/8周五晚上6-7点 （40 Fairbank Rd)
# Roy Huang, Rena Wang “Sad Romance for violin and piano”, 4:45
# Roy Huang, Amie Huang “Ave Maria for violin and piano”, 2:30
# David Ma，Chinese Zither Solo “ fantasia”，5:00
# Lucas Li and Lu Lu, Cello and Piano “ Jingle Bells
# Chongyi Lu and Lu Lu: Singing (TBA)
# Roger Zhou piano "In a Chinese Theater'
# Grace Zhuang and Amie Huang Piano Duet “小松树”
# 胡皓妍 （Trinity) 歌曲待定
# Daniel Lin Piano solo-  Tchaikovsky season October and Haydn Sonata 6:25                   
# Grace Fang 方筱朵 Piano (TBD ) & Magic trick 🎩
===不需要打广告===
==CAAS春晚==
===David, Zhongwei: 提前几天去控制间，保证话筒，钢琴不要上锁===
===广告：学校，图书馆，facebook ===
===广告可以加抽奖 ===
===1/20捐款截止 ===
===1/31周四晚开会 ===
===电子表提前发给小学 ===

=12/9/2018=
CAAS Board meeting minutes

Who: Zhongwei Hu, Yufang Wu, Qin Yao, Jinpin Tian, Yong Huang, Lan Zhang, Zhong Zhang

Where: Jinpin's house

# 2月9日春晚，LS 高中
#: 聚餐时间  4:45 到 6:45 pm,
#: 演出时间  6:45 到 9:00 pm.
# 春晚门票
#: $15 (吃饭＋演出)
#: 5岁以下儿童不要票。
#: 打印赠票，不包饭，姚芹负责设计票，1月10日前定稿
# 节目单，1月20日以前定稿
#:节目以本村为主，有偿外援减少。
# 主持人 (4名高中生)
#: 两个英语，两个中文
# 礼品
#:请唐晓萌从国内找小礼品，张忠负责从国内带回。
# 各组负责人：
#:食品组，武玉芳
#:礼品组，张忠
#:门票组，黄勇
#:节目组，大平
#:节目单，张岚
#:后期加装饰组，姚芹
#:舞龙，张岚借龙，找黄海燕和胡军帮忙
# 忠伟找王晓梅家问沙家浜
# 尾声，难忘今宵，众儿童
# 抽奖在结尾
# 摄影摄像，任遥，侯逸，宁可
# 让高中2月9日不要锁门，钢琴留下。请个高中生一起负责DJ，晚会前几天去熟悉礼堂DJ设备
# 赞助化缘群，就用张岚更新的群，大家一起找以前的负责人共同联系赞助事宜，现金为佳。

=10/28 meeting=
参加人：Yufang Wu, Haiyan Huang, Jun Miao, Jinping Tian, Zhongwei Hu, Yong Huang, Chris Li, Jason Huang, Qin Yao
缺席：张忠，张岚
地点：Qin’s house
时间：7：30-10:10PM

议题：
# 扫树叶活动：冰球队介绍经验：每个队4-5人（含司机家长），吃完早饭然后就去小房子，工作2-3小时。做完工作多个小组集合去大房子吃午饭，一起清扫大房子。冰球队很多年，所以已经有很多规定用户。如果下雨改日子。
## 讨论
### 组建CAAS 自己的team。老年中心没有回信。
### Recruiting team and house from social media. 
### Kids get free lunch and community service. Donation given to single place. 
### Jason: we can collect money to CAAS and then CAAS decide where to use the money. 
### Will decide to do in weekend. Christ makes a poster. 3-4 people/team. Big house needs 1 or more teams. Sometimes driver (parent) will help as well.  2 weekends. 3rd weekend as rain day. 
### 如果小学生想参加，必须有大人带着。
### CAAS board 付钱买午饭。一个team 60/小时。
### 寻找需要扫树叶的家庭：CAAS 家庭  +  需要帮助的家庭 （community service）。
## 结论：
### Chris和Jason draft 2 emails， one for recruiting team members, one for CAAS families who want to have their yard cleaned. Jason准备两张表，一张招募组员。一张寻找需要帮助的家庭。
### CAAS board will help to send out the messages in wechat
### have the job done in coming weekends before snow.
# 其他议题
## Qin：fund raising。做食物。卖花。 、
## 寻找student DJ。找Sudbury TV training，如果完成，就可以借摄像机。
## Asian club。Get involved in the club.
# 春晚
## 时间 2/9 晚
## 形式类似去年。晚饭加演出。无游戏。
## 分组
### 节目组（导演 + 节目组）：田金平，姚琴（爸爸舞蹈）。2小时彩排，2小时演出
### 赞助组：张岚 （赞助）
### 食品组：Christina。盒饭形式，菜式简单。refill只有Pizza，捞面
### 布置组：海燕+Shaona
### 票务组：Yong Huang Raffle ticket或手环
### 后勤组：马进。现场秩序，后台人手调配，演员催场等。
## 建议票价： 4 + 8。 大于等于65 或者 小于等于 10： 4+4。小于等于 3 免费
## 主持人：高中生。比如美国高中生。晓梅的女儿等。中英文结合。
## 继续鼓励带美国家庭和孩子的节目。比如各个学校Chinese Club，高中的中文课等。
## 节目继续以本村集体（孩子）节目为主。

=CAAS board meeting 10/1/2018 =
==Location==
Zhongwei's house
==Attendees==
Zhongwei, Christina, 黄勇，田金平，张忠，姚琴， 张岚 
== Date==
10/1/18 晚 8-9
== 议程==
===1. 建议每个月开一次会。组织活动的时候可以邀请高中生和家长参加。建议每家轮流。11月，姚琴。12月大平。1月初张忠。2月老村长。===

===2. 年底到二月的活动。===

====2.1 订春晚的日子：1/20，1/26，2/2。====
总策划：

负责人：田金平，姚琴。

形式：宗旨提高华人。

建议：春节改为中秋晚会。但是还是希望提高春节的意义。所以希望年年举办春晚，利用高中礼堂和不断提升节目质量来提高华人声音。

====2.2 扫树叶活动。华协不收钱。针对全堂。交给高中生组织====

==== 2.3 图书馆fundraise。图书馆director希望参加。建议Christina和另一位====

==== 2.4 Sudbury food bank。平时不需要，school month都有，夏天需要====

==== 2.5 带领高中生活动： 张忠，海燕====

====2.6 老年中心，发扫树叶广告。Christina，张岚， 忠伟，姚琴====

===3. 商议订群规===

====     3.1.  文明用语，不要人身攻击。====

=CAAS board meeting=
==Location==
Longfellow Lumina 
==Attendees==
Christina，马进，黄勇，张培均，张忠, 
== Guest==
Haiyan Huang, 田金平（大平），陈天兵，胡忠伟
== Date==
12/10/17 晚7-8:30

== 议程==
===Library donation ===
* 专门一个晚上，有artist在场， 提供refreshment。需要选择一个日子。
* 如果不能参加可以提前提交。有组织有规划。
* 建议孩子们参与，培养Sudbury的主人公意识。
** 手印做成花
* 希望这个可以成为Sudbury华协的传统
* 1月9号11点图书馆foundation召开筹备会，希望volunteer。可以在群里号召，参加的人可以给我们update
===下届选举===
* 准备活动可以开始
* treasurer和president不可以连任

* bylaw是否需要修改。为了连续性可以考虑部分留任。第二年再增改。
** 是否需要对候选人的资历增加要求。对以往活动有参与的。参加过volunteer。对社区有贡献，对协会有了解，和其他成员有良好的合作。在过去一年内参与过活动的volunteer或者组织
** 有财会背景
** 有对外联系经验

===扫树叶===
* 虽然院子不多，考虑继续。
===摄影大赛===
收到9件投稿。more is coming。
===暑假family night ===
* 继续
* 是否需要买自己的龙。3D打印。龙头和中间的部件。
* 建议抖空竹培训，比赛。

===春晚负责人===
* 负责人
** 总负责人： 马进
** 食品组： 张岚
** 票务： 黄勇
** 外联：陈天兵
** 游戏组，舞台装饰和craft：黄海燕
** 节目组：田金平
* 租礼堂 5-9PM  和租食堂 预算$1500
* game stations？
* 节目单（含广告）预算$300
* 售票
** 晚饭和节目一起
* 节目 （预算$1000，请人，送票，饭）
** 本村节目和活动优先。小梅组织的小孩子主持人。大规模的儿童诗朗诵。
** 2大板块
** 本村节目以大 group的活动为主
** 外村的多找免费的高质量但是人精简
** 抽奖做中场？
** 无观众互动的活动
** 12-15个节目。
** 需要找stage management催场
** 吃饭的时候需要彩排
** technician 需要否？建议如果没有大的灯光调整，可以节省。
** 节目征集
*** 大平设计节目，然后找演员或者报名。曲艺，舞蹈，
*** 建议每个节目分配给一个负责人。
*** 注意舞台秩序，舞台是神圣。
* 开篇slides：播放过往活动和总结
* craft center：帮助安排孩子
* 如何鼓励外国朋友。
** 每卖4张票或者family package，允许申请一张invitation节目票。
** 根据预算定票价
*** 2 岁以下免费
*** 12+： $15
*** 12- ：$10

===跟进事宜===
# 培军联系娜姐收去年的装饰
# 购买装饰用品
# 确认大旗是否在张岚处
# 选择2月底3月初的一天

= CAAS board meeting =
;Location: Sudbury Public Library community room
;Attendees: Christina, 张岚，晓萌，马进，黄勇，张培均，周鹏 (张忠 缺席）
;Guest: Sam Greenfield (library foundation director)
;Date: 10/14/17

1. Protect Sudbury: 正在打官司，需要大笔捐款，CAAS 希望大家以个人形式进行捐款，不会组织统一捐款活动。

2. Library Foundation Director 详细介绍了library renovation 计划，大家的捐款用来改建teen room, study room, meeting room 提供社区使用。sponsor tile $250, $500, $1000, $2000. CAAS目标收集$1000donation sponsor tile with CAAS logo

*CAAS采取以下方式捐款：
  1）lotus blossom dining night. - Christina 订时间

  2) 扫树叶 - 张岚 张培均 11月中旬左右

  3）个人捐款 - 找4家收集支票，支票抬头写Goodnow Foundation

3. 摄影比赛 - 黄勇

4. School committee - 周鹏
*建群，
  各个学校最好至少选两个代表，

  讲座介绍学区情况，初步订在Shaw's 晚上8点. 收集问题，concern,

  请Rich 在图书馆讲座。

  轮流参加school committee meeting

5. 老人中心：11月开始英文课

6. 春晚总负责人 - 马进 租高中theater

= 关于支持或反对“亚裔细分”立法的特别会议 =
;Attendee: 现董事会七位成员
;方式: wechat 讨论
;Date: 8/27/17

# CAAS board成员通过投票表决，目前不签名支持任何一方
# CAAS 即日通知村民，同意或不同意board决议的人都可以发邮件到info@caasma.org，也可以9/2野炊时通知board成员
# 各位村民和board成员可以用个人的名义支持或反对该立法

= 董事会扩大会议 =
黄勇，张忠，缪君，张培军，马进，Christina，唐小萌，陈铮，花生

6/15/17

7pm, 26 Alta Rd

# CAAS参加了地区华协联谊会，增加了知名度
# 支持Anping Shen参选牛顿市的school committee，具体的行动等一段时间再看
# Sudbury school committee的会议，CAAS号召2人代表华人参加，事先收集一些华人关心的问题
# CAAS组织图书，玩具，衣物共享，大家赞成此活动，细节后面再考虑
#* 张培军家可以存书
# 7.24 参加 Sudbury Family Fun Night，7:15-7:30表演，一张展示桌
#* 跳舞，yoyo，古筝 三个节目
#* 马进负责节目和展示桌
# 篮球联赛，winchester，wayland，8月继续比赛
# 网站上传照片等事情，培训中学生操作，黄勇负责
# 华协 BBQ 9.2 在 Hopkinton State Park
#* 活动，球类，棋牌，划船，以家庭为单位比赛
#* 食物，每家自带一部分，华协从餐馆定一些
#* 6月份通知大群，8月初落实具体事宜，张岚负责

=4/20/17 board meeting notes=

# Recap
# Activities in other towns
# Next activities:
##理财讲座 萌负责安排
## 小铁人暂时不参加
## 马进黄勇网站管理讲座
## Summer outing: 地点还在hopkinton state park 
### 时间： 7/29，8/5，或者9/2 周六，如果下雨周日, Huang Yong 负责做调查选取合适日期
### 海燕负责询问reserve 场地
### 其它事宜6月初board meeting 分工，需要食品组，游戏组，奖品组。
## 篮球联谊赛 sudbury vs wayland vs Winchester 萌负责，时间大概订在5月中旬。需要奖品吗？budget? 
## Summer concert night: 是否可以让我们表演节目。Christina 负责联系
## Speech/debate contest vs wayland team. 9月报名，通知 speech topic. 11月比赛。获奖选手主持春晚 
# Amazon smile Christina follow up 
# next board meeting 6/7 周三晚上7:15

=Meeting 2=
December 6, 2016

出席：Christina, 黄勇，唐小萌，张培均，张岚，张忠

# Sudbury Fall: 春晚发奖，明年继续
# 扫树叶：活动很有意义，明年需加强计划。
# 村委会春晚表演：唱歌，曲目待定，大家出主意。春晚门票价格是否合理。
# 设社区服务奖，每年要有奖励，鼓励大人孩子多多参加社区活动。
# 麻州华协活动，sudbury 多参加多学习。
# 老年组活动：租场地，邀请老人参加提出建议，看看老人有什么要求。
# Sudbury 春晚装饰由少娜保管，可以酌情外借。
# 下面活动：
#* 请MIT 黄教授来sudbury 讲座，先在群里问一下感兴趣程度。
#* 图书馆捐款：我们可以做什么，可以搞一下募捐，目标$1500，成立中文读书会。

=Kickofft meeting=
;Date: October 2, 2016
;Time: 7pm-10pm
;Place: Xiaomeng's house
;Attendees: 黄勇，马进，唐小萌，武昱芳，张岚，张培均 （张忠请假）

#交接：马进协调跟进银行转账和州政府注册，直到转接结束。
#主席选举应该由村民还是村委会投票产生，讨论结果维持bylaw由村委会投票选举。
#分工：
##Chair: Christina
##Treasurer: 张岚
##clerk：黄勇，小萌 （会议agenda，会议机要）
##网管：马进，黄勇（希望招募高中生志愿者）
##Directors：张忠 张培均
#:
#村委会公开透明：微信和网站在村委会开会之前公开agenda，会议之后发布会议纪要。下次开会前在大群里邀请一下，如果想参加的人很多，再想办法限制人数，或者用电话等高科技。邀请2-3村民现场参加。
#财政交接：感谢雪娅出席会议，现任雪娅和新任张岚交接，雪娅在大群公布财政情况，基本帐户没有余额。
#成立subcommittee 组织联络村民参与各项活动。
##fundraising : 创收组，张忠，张培均 - 提议教国内孩子英文是否可行。
##education：教育组，黄勇，张岚 - 各种讲座，联系嘉宾，希望村民提出感兴趣话题
##activities：活动组，小萌，张岚，春晚，夏天Picnic 等
#community service: Christina 
#:
#下一步活动：
##春晚时间和地址，交押金
##各subcommittee 负责人开始建立，展开活动
##扫树叶：2个爸爸➕5个孩子，2个小时扫树叶 收费$70，孩子奖励，剩下捐给村委会
#:
长期目标：希望村民尤其是孩子参与管理和领导各项活动
;Follow up (updated 10/11/2016)
# 第一届财务已公开 (by Xueya)
# 协会地址和人员在州政府注册信息已更新 (by Lan Zhang)
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