Meeting minutes

第6屆Sudbury華協選舉會議記錄

地点：镇图书馆

1. 6:30-6:35pm村民代表會議主持人郭長安說明會議目的、程序

2. 6:35-6:50pm 現場投票 & 候選人自我介紹

   1）	唐茂琴：2017年來Sudbury，兩個孩子上過Nixon 小學，Curtis中學，目前在高中9年級。曾經社恐，在Sudbury 得到華協成員不少幫助，參加華協組織的活動後深感親切，希望自己也為社區建設做一點力所能及的事。
   2）	路欣：兩個孩子，小的在Nixon，大的讀高中九年級，正經歷青春期，尋找自我，曾得到過華協對新居民的支持，希望做一些青少年交流工作 。
   3）	戴蕾宸：管理，期待孩子也能學習為整個community 服務 
   4）	黃彧：Nixon 3/5年級，感到社區溫暖，希望出來為社區做事
   5）	李傑 ：從費城搬到Sudbury，希望推動華人社區影響力變大：中英文溝通能力 
   6）	趙雪梅：老公跑馬拉松，女兒10歲，在Nixon，原先是老師，房產經紀，在學校看大舞龍，感覺這個集體是我想融入的。
   7）	程婕：華協老成員，18年來Sudbury，央企工作，英文差，時間2-3個月不在Sudbury，在 Food pantry 做volunteers，負責聯絡volunteers工作。
   8）	梁篠雅：擅長媒體自媒體，  Sudbury TV；議案 

3. 6:50-7pm上屆華協成員介紹：張嵐、黃海燕、武昱芳

4. 7-7:10pm 唱票（線上投票+現場投票）/宣布第六屆Sudbury華協Board選舉結果，所有9位候选人都当选

5. 7:10-7:15交接儀式：新老華協成員共同舉起華協橫幅，合影留念。

6. 7:15-7:30pm選出新華協主席：李傑。

7. 7:30-8pm老華協成員介紹華協主要工作、資源、經驗 春晚/圖書館捐款/夏天聚餐/老年中心掃落葉/youth committee/warm hands/school committee/Sudbury Town TV/Sudbury Town website/Bills/Sudbury Foundation

8. 8-8:50新老華協主席（張嵐/李傑）工作交接：圖書館捐款/春晚計畫/華協gmail /storage/ 網站維護（server費用，更新費用）/老年中心的英文課，借東西規則制定/熱心居民/籌款商家

9. 8:50 the end. Thanks to the Library

1/10/2019

Everyone except 张忠 在Christina Wu 家

老年中心春晚活动

节目单：

老年中心春晚表演报名接龙啦

2/8周五晚上6-7点 （40 Fairbank Rd)

1. Roy Huang, Rena Wang “Sad Romance for violin and piano”, 4:45
2. Roy Huang, Amie Huang “Ave Maria for violin and piano”, 2:30
3. David Ma，Chinese Zither Solo “ fantasia”，5:00
4. Lucas Li and Lu Lu, Cello and Piano “ Jingle Bells
5. Chongyi Lu and Lu Lu: Singing (TBA)
6. Roger Zhou piano "In a Chinese Theater'
7. Grace Zhuang and Amie Huang Piano Duet “小松树”
8. 胡皓妍 （Trinity) 歌曲待定
9. Daniel Lin Piano solo- Tchaikovsky season October and Haydn Sonata 6:25
10. Grace Fang 方筱朵 Piano (TBD ) & Magic trick 🎩

12/9/2018

CAAS Board meeting minutes

Who: Zhongwei Hu, Yufang Wu, Qin Yao, Jinpin Tian, Yong Huang, Lan Zhang, Zhong Zhang

Where: Jinpin's house

1. 2月9日春晚，LS 高中

   聚餐时间 4:45 到 6:45 pm,

   演出时间 6:45 到 9:00 pm.

2. 春晚门票

   $15 (吃饭＋演出)

   5岁以下儿童不要票。

   打印赠票，不包饭，姚芹负责设计票，1月10日前定稿

3. 节目单，1月20日以前定稿

   节目以本村为主，有偿外援减少。

4. 主持人 (4名高中生)

   两个英语，两个中文

5. 礼品

   请唐晓萌从国内找小礼品，张忠负责从国内带回。

6. 各组负责人：

   食品组，武玉芳

   礼品组，张忠

   门票组，黄勇

   节目组，大平

   节目单，张岚

   后期加装饰组，姚芹

   舞龙，张岚借龙，找黄海燕和胡军帮忙

7. 忠伟找王晓梅家问沙家浜
8. 尾声，难忘今宵，众儿童
9. 抽奖在结尾
10. 摄影摄像，任遥，侯逸，宁可
11. 让高中2月9日不要锁门，钢琴留下。请个高中生一起负责DJ，晚会前几天去熟悉礼堂DJ设备
12. 赞助化缘群，就用张岚更新的群，大家一起找以前的负责人共同联系赞助事宜，现金为佳。

10/28 meeting

参加人：Yufang Wu, Haiyan Huang, Jun Miao, Jinping Tian, Zhongwei Hu, Yong Huang, Chris Li, Jason Huang, Qin Yao 缺席：张忠，张岚 地点：Qin’s house 时间：7：30-10:10PM

议题：

1. 扫树叶活动：冰球队介绍经验：每个队4-5人（含司机家长），吃完早饭然后就去小房子，工作2-3小时。做完工作多个小组集合去大房子吃午饭，一起清扫大房子。冰球队很多年，所以已经有很多规定用户。如果下雨改日子。
   1. 讨论
      1. 组建CAAS 自己的team。老年中心没有回信。
      2. Recruiting team and house from social media.
      3. Kids get free lunch and community service. Donation given to single place.
      4. Jason: we can collect money to CAAS and then CAAS decide where to use the money.
      5. Will decide to do in weekend. Christ makes a poster. 3-4 people/team. Big house needs 1 or more teams. Sometimes driver (parent) will help as well. 2 weekends. 3rd weekend as rain day.
      6. 如果小学生想参加，必须有大人带着。
      7. CAAS board 付钱买午饭。一个team 60/小时。
      8. 寻找需要扫树叶的家庭：CAAS 家庭 + 需要帮助的家庭 （community service）。
   2. 结论：
      1. Chris和Jason draft 2 emails， one for recruiting team members, one for CAAS families who want to have their yard cleaned. Jason准备两张表，一张招募组员。一张寻找需要帮助的家庭。
      2. CAAS board will help to send out the messages in wechat
      3. have the job done in coming weekends before snow.
2. 其他议题
   1. Qin：fund raising。做食物。卖花。 、
   2. 寻找student DJ。找Sudbury TV training，如果完成，就可以借摄像机。
   3. Asian club。Get involved in the club.
3. 春晚
   1. 时间 2/9 晚
   2. 形式类似去年。晚饭加演出。无游戏。
   3. 分组
      1. 节目组（导演 + 节目组）：田金平，姚琴（爸爸舞蹈）。2小时彩排，2小时演出
      2. 赞助组：张岚 （赞助）
      3. 食品组：Christina。盒饭形式，菜式简单。refill只有Pizza，捞面
      4. 布置组：海燕+Shaona
      5. 票务组：Yong Huang Raffle ticket或手环
      6. 后勤组：马进。现场秩序，后台人手调配，演员催场等。
   4. 建议票价： 4 + 8。 大于等于65 或者 小于等于 10： 4+4。小于等于 3 免费
   5. 主持人：高中生。比如美国高中生。晓梅的女儿等。中英文结合。
   6. 继续鼓励带美国家庭和孩子的节目。比如各个学校Chinese Club，高中的中文课等。
   7. 节目继续以本村集体（孩子）节目为主。

CAAS board meeting 10/1/2018

Location

Zhongwei's house

Attendees

Zhongwei, Christina, 黄勇，田金平，张忠，姚琴， 张岚

Date

10/1/18 晚 8-9

议程

2. 年底到二月的活动。

2.1 订春晚的日子：1/20，1/26，2/2。

总策划：

负责人：田金平，姚琴。

形式：宗旨提高华人。

建议：春节改为中秋晚会。但是还是希望提高春节的意义。所以希望年年举办春晚，利用高中礼堂和不断提升节目质量来提高华人声音。

CAAS board meeting

Location

Longfellow Lumina

Attendees

Christina，马进，黄勇，张培均，张忠,

Guest

Haiyan Huang, 田金平（大平），陈天兵，胡忠伟

Date

12/10/17 晚7-8:30

议程

Library donation

• 专门一个晚上，有artist在场， 提供refreshment。需要选择一个日子。
• 如果不能参加可以提前提交。有组织有规划。
• 建议孩子们参与，培养Sudbury的主人公意识。
  • 手印做成花
• 希望这个可以成为Sudbury华协的传统
• 1月9号11点图书馆foundation召开筹备会，希望volunteer。可以在群里号召，参加的人可以给我们update

下届选举

• 准备活动可以开始
• treasurer和president不可以连任

• bylaw是否需要修改。为了连续性可以考虑部分留任。第二年再增改。
  • 是否需要对候选人的资历增加要求。对以往活动有参与的。参加过volunteer。对社区有贡献，对协会有了解，和其他成员有良好的合作。在过去一年内参与过活动的volunteer或者组织
  • 有财会背景
  • 有对外联系经验

扫树叶

• 虽然院子不多，考虑继续。

摄影大赛

收到9件投稿。more is coming。

暑假family night

• 继续
• 是否需要买自己的龙。3D打印。龙头和中间的部件。
• 建议抖空竹培训，比赛。

春晚负责人

• 负责人
  • 总负责人： 马进
  • 食品组： 张岚
  • 票务： 黄勇
  • 外联：陈天兵
  • 游戏组，舞台装饰和craft：黄海燕
  • 节目组：田金平
• 租礼堂 5-9PM 和租食堂 预算$1500
• game stations？
• 节目单（含广告）预算$300
• 售票
  • 晚饭和节目一起
• 节目 （预算$1000，请人，送票，饭）
  • 本村节目和活动优先。小梅组织的小孩子主持人。大规模的儿童诗朗诵。
  • 2大板块
  • 本村节目以大 group的活动为主
  • 外村的多找免费的高质量但是人精简
  • 抽奖做中场？
  • 无观众互动的活动
  • 12-15个节目。
  • 需要找stage management催场
  • 吃饭的时候需要彩排
  • technician 需要否？建议如果没有大的灯光调整，可以节省。
  • 节目征集
    • 大平设计节目，然后找演员或者报名。曲艺，舞蹈，
    • 建议每个节目分配给一个负责人。
    • 注意舞台秩序，舞台是神圣。
• 开篇slides：播放过往活动和总结
• craft center：帮助安排孩子
• 如何鼓励外国朋友。
  • 每卖4张票或者family package，允许申请一张invitation节目票。
  • 根据预算定票价
    • 2 岁以下免费
    • 12+： $15
    • 12- ：$10

跟进事宜

1. 培军联系娜姐收去年的装饰
2. 购买装饰用品
3. 确认大旗是否在张岚处
4. 选择2月底3月初的一天

CAAS board meeting

Location

Sudbury Public Library community room

Attendees

Christina, 张岚，晓萌，马进，黄勇，张培均，周鹏 (张忠 缺席）

Guest

Sam Greenfield (library foundation director)

Date

10/14/17

1. Protect Sudbury: 正在打官司，需要大笔捐款，CAAS 希望大家以个人形式进行捐款，不会组织统一捐款活动。

2. Library Foundation Director 详细介绍了library renovation 计划，大家的捐款用来改建teen room, study room, meeting room 提供社区使用。sponsor tile $250, $500, $1000, $2000. CAAS目标收集$1000donation sponsor tile with CAAS logo

• CAAS采取以下方式捐款：

 1）lotus blossom dining night. - Christina 订时间

 2) 扫树叶 - 张岚 张培均 11月中旬左右

 3）个人捐款 - 找4家收集支票，支票抬头写Goodnow Foundation

3. 摄影比赛 - 黄勇

4. School committee - 周鹏

• 建群，

 各个学校最好至少选两个代表，

 讲座介绍学区情况，初步订在Shaw's 晚上8点. 收集问题，concern,

 请Rich 在图书馆讲座。

 轮流参加school committee meeting

5. 老人中心：11月开始英文课

6. 春晚总负责人 - 马进 租高中theater

关于支持或反对“亚裔细分”立法的特别会议

Attendee

现董事会七位成员

方式

wechat 讨论

Date

8/27/17

1. CAAS board成员通过投票表决，目前不签名支持任何一方
2. CAAS 即日通知村民，同意或不同意board决议的人都可以发邮件到info@caasma.org，也可以9/2野炊时通知board成员
3. 各位村民和board成员可以用个人的名义支持或反对该立法

董事会扩大会议

黄勇，张忠，缪君，张培军，马进，Christina，唐小萌，陈铮，花生

6/15/17

7pm, 26 Alta Rd

1. CAAS参加了地区华协联谊会，增加了知名度
2. 支持Anping Shen参选牛顿市的school committee，具体的行动等一段时间再看
3. Sudbury school committee的会议，CAAS号召2人代表华人参加，事先收集一些华人关心的问题
4. CAAS组织图书，玩具，衣物共享，大家赞成此活动，细节后面再考虑
   • 张培军家可以存书
5. 7.24 参加 Sudbury Family Fun Night，7:15-7:30表演，一张展示桌
   • 跳舞，yoyo，古筝 三个节目
   • 马进负责节目和展示桌
6. 篮球联赛，winchester，wayland，8月继续比赛
7. 网站上传照片等事情，培训中学生操作，黄勇负责
8. 华协 BBQ 9.2 在 Hopkinton State Park
   • 活动，球类，棋牌，划船，以家庭为单位比赛
   • 食物，每家自带一部分，华协从餐馆定一些
   • 6月份通知大群，8月初落实具体事宜，张岚负责

4/20/17 board meeting notes

1. Recap
2. Activities in other towns
3. Next activities:
   1. 理财讲座 萌负责安排
   2. 小铁人暂时不参加
   3. 马进黄勇网站管理讲座
   4. Summer outing: 地点还在hopkinton state park
      1. 时间： 7/29，8/5，或者9/2 周六，如果下雨周日, Huang Yong 负责做调查选取合适日期
      2. 海燕负责询问reserve 场地
      3. 其它事宜6月初board meeting 分工，需要食品组，游戏组，奖品组。
   5. 篮球联谊赛 sudbury vs wayland vs Winchester 萌负责，时间大概订在5月中旬。需要奖品吗？budget?
   6. Summer concert night: 是否可以让我们表演节目。Christina 负责联系
   7. Speech/debate contest vs wayland team. 9月报名，通知 speech topic. 11月比赛。获奖选手主持春晚
4. Amazon smile Christina follow up
5. next board meeting 6/7 周三晚上7:15

Meeting 2

December 6, 2016

出席：Christina, 黄勇，唐小萌，张培均，张岚，张忠

1. Sudbury Fall: 春晚发奖，明年继续
2. 扫树叶：活动很有意义，明年需加强计划。
3. 村委会春晚表演：唱歌，曲目待定，大家出主意。春晚门票价格是否合理。
4. 设社区服务奖，每年要有奖励，鼓励大人孩子多多参加社区活动。
5. 麻州华协活动，sudbury 多参加多学习。
6. 老年组活动：租场地，邀请老人参加提出建议，看看老人有什么要求。
7. Sudbury 春晚装饰由少娜保管，可以酌情外借。
8. 下面活动：
   • 请MIT 黄教授来sudbury 讲座，先在群里问一下感兴趣程度。
   • 图书馆捐款：我们可以做什么，可以搞一下募捐，目标$1500，成立中文读书会。

Kickofft meeting

Date

October 2, 2016

Time

7pm-10pm

Place

Xiaomeng's house

Attendees

黄勇，马进，唐小萌，武昱芳，张岚，张培均 （张忠请假）

1. 交接：马进协调跟进银行转账和州政府注册，直到转接结束。
2. 主席选举应该由村民还是村委会投票产生，讨论结果维持bylaw由村委会投票选举。
3. 分工：
   1. Chair: Christina
   2. Treasurer: 张岚
   3. clerk：黄勇，小萌 （会议agenda，会议机要）
   4. 网管：马进，黄勇（希望招募高中生志愿者）
   5. Directors：张忠 张培均

4. 村委会公开透明：微信和网站在村委会开会之前公开agenda，会议之后发布会议纪要。下次开会前在大群里邀请一下，如果想参加的人很多，再想办法限制人数，或者用电话等高科技。邀请2-3村民现场参加。
5. 财政交接：感谢雪娅出席会议，现任雪娅和新任张岚交接，雪娅在大群公布财政情况，基本帐户没有余额。
6. 成立subcommittee 组织联络村民参与各项活动。
   1. fundraising : 创收组，张忠，张培均 - 提议教国内孩子英文是否可行。
   2. education：教育组，黄勇，张岚 - 各种讲座，联系嘉宾，希望村民提出感兴趣话题
   3. activities：活动组，小萌，张岚，春晚，夏天Picnic 等
7. community service: Christina

8. 下一步活动：
   1. 春晚时间和地址，交押金
   2. 各subcommittee 负责人开始建立，展开活动
   3. 扫树叶：2个爸爸➕5个孩子，2个小时扫树叶 收费$70，孩子奖励，剩下捐给村委会

长期目标：希望村民尤其是孩子参与管理和领导各项活动

Follow up (updated 10/11/2016)

1. 第一届财务已公开 (by Xueya)
2. 协会地址和人员在州政府注册信息已更新 (by Lan Zhang)